Lưu trữ tài liệu giấy song song với lưu trữ tài liệu số

Điểm đáng chú ý trong dự luật là quy định về lưu trữ điện tử. Cũng như đối với tài liệu giấy, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cần được đánh giá để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, tài liệu không có giá trị lưu trữ. Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số là yêu cầu khách quan, cần thiết để xây dựng Chính phủ số, xã hội số.

Tuy nhiên, để phù hợp với thực tế công tác lưu trữ (hiện vẫn chủ yếu là lưu trữ tài liệu giấy), nhất là khả năng đáp ứng của nguồn lực để bảo đảm tính khả thi, dự thảo Luật được thiết kế theo hướng quy định việc lưu trữ tài liệu giấy song song với lưu trữ tài liệu số và việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang lưu trữ tài liệu số được thực hiện theo lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử và định hướng Chính phủ số, chính quyền số.

Dự thảo Luật cũng bổ sung nội dung giao người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử).

Liên quan đến nội dung này, trước đó, tại phiên thảo luận ngày 24/5, có ý kiến đại biểu Quốc hội băn khoăn về việc lưu trữ tài liệu điện tử là bắt buộc hay tự nguyện. Theo đại biểu Trần Thị Thu Đông (Bạc Liêu), vấn đề này cần để từng ngành quy định hướng dẫn cụ thể sẽ phù hợp hơn, nhưng với vai trò là luật định hướng thì Luật Lưu trữ cần có quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ có quy định cụ thể về tài liệu điện tử cần lưu trữ của ngành trong phạm vi quản lý.

Bên cạnh đó, việc xác định những ai được tiếp cận với nguồn tài liệu điện tử đó cũng cần được quan tâm và xác định chi tiết. Tiêu chí quan trọng nhất để xác định chủ thể có quyền tiếp cận nguồn tài liệu là phải dựa vào tính chất của thông tin chứa trong tài liệu và mục đích của người tiếp cận.

Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu điện tử để có thể phát huy hiệu quả trên thực tế cần có sự tích hợp giữa nguồn tài liệu điện tử và vấn đề cải cách thủ tục hành chính. Theo đó, những tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước cần mở rộng quyền tiếp cận đến tất cả mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội để họ xác định đúng quyền và nghĩa vụ của họ trong quan hệ pháp luật hành chính cụ thể và thông qua đó, nhiều thủ tục hành chính rườm rà được cắt giảm, hiệu quả quản lý nhà nước sẽ được nâng lên.

Thực tế cho thấy, thời gian qua Chính phủ, các bộ, ngành và chính quyền địa phương đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa, kết nối, chia sẻ dữ liệu, đồng thời cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính để nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân và doanh nghiệp. Nhiều tài liệu liên quan đến quy trình giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm các tài liệu thuộc lưu trữ hiện hành được đăng tải công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức và mọi người đều có thể tiếp cận.

Điều 42 của dự thảo Luật đã quy định, lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử nhằm tạo điều kiện thuận lợi thực hiện quyền tiếp cận thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Về việc tiếp cận tài liệu lưu trữ là tài liệu điện tử, dự thảo Luật đã có quy định về tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ (Điều 25), quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ (Điều 26) và một số quy định khác áp dụng cả đối với tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ điện tử. Việc xác định chủ thể và thông tin được tiếp cận trong các trường hợp cụ thể được thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin và pháp luật có liên quan.

Bảo đảm việc kết nối, chia sẻ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

Dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) quy định kho lưu trữ số nhà nước được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ; đồng thời giao Bộ Nội vụ quản lý Kho lưu trữ số nhà nước.

Cho rằng, quy định như dự thảo là phù hợp với xu thế hiện nay về chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin, phục vụ xây dựng Chính phủ số, bà Trần Khánh Thu, đại biểu Quốc hội tỉnh Thái Bình cũng đề nghị Ban soạn thảo rà soát, nghiên cứu bổ sung quy định về chủ trương xây dựng kho lưu trữ dùng chung hoặc chuẩn đầu ra dùng chung cho các bộ, ngành, địa phương nhằm kết nối, chia sẻ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời phải bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trên không gian mạng trong các lĩnh vực lưu trữ.

Nhìn từ góc độ là một cán bộ y tế tỉnh Thái Bình, bà dẫn chứng, đối với lĩnh vực y tế, trong việc triển khai khám, chữa bệnh từ xa thì hồ sơ khám, chữa bệnh là một trong những tài liệu được bảo quản. Hiện nay, triển khai bệnh án điện tử, hồ sơ thanh toán khám, chữa bệnh điện tử chưa thể thống nhất đồng bộ giữa cơ quan khám chữa bệnh cũng như cơ quan thanh toán là bảo hiểm xã hội.

Trong luật có quy định tài liệu lưu trữ chuyên ngành theo quy định của luật chuyên ngành. Hiện nay, thực hiện các hoạt động đấu thầu đã triển khai hoạt động đấu thầu qua mạng mà Luật Đấu thầu tại khoản 6 Điều 9 quy định hồ sơ lưu trữ trên 5 năm kể từ khi quyết toán hoặc chấm dứt hợp đồng. Nhưng trong hồ sơ đấu thầu qua mạng vừa có bản điện tử và có những bản không thể đính trên mạng được, như các báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu và báo cáo thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Bà Trần Khánh Thu đề nghị bổ sung thêm đối với các nội dung liên quan đến các hình thức lưu trữ và hồ sơ lưu trữ, có cả bản giấy và bản điện tử.

Theo Ủy ban Thường vụ Quốc hội, để bảo đảm việc kết nối, chia sẻ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số, khoản 1 Điều 36 của dự thảo Luật đã quy định các yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp, gồm các yêu cầu về quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định; có các quy định về kết nối, chia sẻ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các quy định về bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trên không gian mạng trong lĩnh vực lưu trữ.

Từ phía cơ quan soạn thảo, Bộ trưởng Nội vụ Phạm Thị Thanh Trà cho biết, Luật Lưu trữ (sửa đổi) tập trung bổ sung các quy định đặc thù của hoạt động lưu trữ điện tử, làm rõ giá trị pháp lý của lưu trữ tài liệu số hóa và có giá trị như bản đã được số hóa khi đủ các điều kiện, đồng thời bổ sung quy định mã về lưu trữ, quy định cụ thể hơn về kho lưu trữ và các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho công tác lưu trữ.

“Chúng ta thúc đẩy Chính phủ điện tử, Chính phủ số thì phải quan tâm đến vấn đề kết nối và tích hợp chia sẻ dữ liệu khi thực hiện việc số hóa và thực hiện lưu trữ điện tử cho phù hợp với yêu cầu thực tế, sự phát triển của công nghệ thông tin cũng như chuyển đổi số hiện nay. Chúng tôi thấy đây là một vấn đề cần thiết, sẽ tiếp tục để hoàn thiện thêm và cũng sẽ có quy định cụ thể để vừa đảm bảo được những vấn đề về an toàn thông tin đối với những thông tin cần thiết trong lưu trữ đặc biệt, hoặc những vấn đề liên quan đến quốc phòng và an ninh”, Bộ trưởng Phạm Thị Thanh Trà cho biết.